Classement des courriers.

Comment classez-vous les courriers et les photos de vos filleuls ?
J'ai commencé avec un grand classeur à anneaux. Je rangeais les courriers et documents de tous mes filleuls ensemble, sous pochettes plastiques. Maintenant, j'ai décidé d'individualiser. Je me suis procuré des protège-documents à 100 pochettes plastique, soit 200 vues. La palme revient à mes filleuls les plus âgés, Sonam Choezom et Jaime, déjà une trentaine de vues, et l'année n'est pas terminée. A 40 vues par an, je peux regrouper dans un même classeur environ 5 années de parrainage. Je choisis des chemises transparentes, car je mets en première page une grande photo en format A4 de mon filleul, sous la forme d'une couverture d'album, avec l'inscription du prénom.
Quant aux photos, je mets les originaux dans ce document. En plus, je les réimprime au format 10x15, les dessins également, et je les classe pour tous les filleuls dans un grand classeur à anneaux, qui contient 5 photos par pages, trois horizontales et deux verticales.
Je tiens à jour un historique, date des envois des courriers et colis, contenu, dates de réception des réponses.
Mine de rien, c'est un travail qui prend du temps, en plus d'écrire les courriers.
Amicalement.

C'est super sophistiqué Chantal!!!
Moi pour l'instant comme mes parrainages sont encore "jeunes", j'ai une grosse chemise et dedans j'ai une pochette par filleul avec les photos, les lettres et depuis peu j'ai également les dates d'envoi de mes envois histoire de tracer...

Quand on a fait notre rencontre chez Kyria j'ai constaté que "statistiquement" c'est la chemise à pochettes plastiques qui l'emportait chez les marraines Très pratique à faire suivre pour les rencontres !
C'est mon cas j'en ai une par filleule.
Pour Javzaa j'ai entamé la 2ème pochette (la 1ère contient 3 années de parrainage) alors finalement je me dis qu'un classeur aurait été mieux...
Et pour Gohar comme je me suis cette fois organisée pour écrire régulièrement dès le départ et que côté Arménie il y a un très bon retour, la pochette sera vite remplie !
Quand j'ai rencontré Isabelle j'ai vu son (ses ?) énormes classeurs : impressionnant, tout y est conservé dans l'ordre.
Et Chantal, j'ai adoré ton album photo avec tous les filleuls mais aussi les photos de leur environnement. C'est un régal à regarder !

Moi je suis pas très organisée. J'ai beaucoup appris en vous lisant (noter les dates, prendre des photos avant de ranger dans les colis...). Et je commence à être plus rigoureuse depuis 6 mois environ.
On dit cordonnier mal chaussé et bien l'ex-documentaliste que je suis doit lutter en permanence contre sa nature bordélique

Idem pour moi des protège documents avec des pochettes transparentes (100vues c'est bien); une par enfant avec la photo ou un dessin sur la page de couverture que l'on peut souvent personnaliser)
En plus des courriers reçus de mes filleuls j'y mets quelques articles sur le pays , sur le travail des oNG sur place etc et l'entier des doc reçus de l'asso par laquelle je parraine (j'ai beaucoup de rapports de la part d'Enfants du mekong)

je tiens aussi un récap des Kdo et courriers envoyés avec ce que j'ai joint (je serai bien du style à envoyer 2 fois de suite les mêmes cartes postales surtout quand je reviens de vacances avec un stock!)

dans un classeur je conserve mes parrainages terminés (pour l'instant 2 seulement ; un en Haïti et l'autre au cambodge)
amicalement

Quelle excellente question...
Moi j'utilise des boîtes à monter (type boîte à chaussure mais d'Ikéa) de couleurs différentes pour les enfants. J'y dépose les enveloppes qui contiennent les dessins, lettres et photos.
J'ai commencé à prendre l'habitude de scanner les photos sur l'ordinateur.
Quand j'ai assisté à des réunions de parrains/marraines de OSI ou ASPECA. J'emmène un album photo.
Sinon, je prend en photo numérique mes lettres, les cadeaux, cartes postales et photos que je leur envoi que je classe sur l'ordinateur.
Je ne fais pas de classeurs, car j'ai déjà plein de classeurs dans mes placards pour la généalogie, là cela en aurait fait de trop... Ces boîtes sont jolies et pleines de couleur, et quand je cherche quelque chose je retrouve rapidement.

Flo, je suis intéressée par ton expérience de parrainage en Haïti, est-ce que tu nous feras un post ? J'ai refouillé le forum mais je ne crois pas avoir vu d'informations dessus ...

bonjour,
avant de rencontrer sandrine, mes courriers était , il faut le dire, un chouia en vrac dans les dossiers de parrainage, alors, quand j'ai su que je verrais sandrine, je me suis dit qu'il fallait faire quelque chose de plus .. transportable, plus ordonné. j'ai donc pris un classeur ou tous mes filleuls sont dedans, tous est classé par ordre de reception , mais au final, je ne trouve pas cela si pratique, parcequ'il y a beaucoup de courriers, et que les pochettes plastiques sont glissantes, alors, là, maintenant, je ne sais pas comment proceder, surtout pour le transport, à la maison ce n'ai pas grave... mais quand on veut montrer aux autres nos parrainages, il faut pouvoir les mettres en valeur. et là je cale.

J'ai un classeur souple par filleule, avec des pochettes plastiques... violet pour Gohar, vert pour Meihao! D'ailleurs, il faut que j'en achète un pour Mireille.

Pour l'instant j'ai un passe-vues aussi. J'y ai mis les éléments du parrainage de Jovita dans l'ordre chronologique.
Je n'en ai pas encore acheté un autre pour My Linh, qui squatte les quelques dernières pochettes du passe-vue !

Moi j'ai un classement avec des pochettes en plastique (100 vues par exemple).

Je mets le pays et l'année de début de parrainage sur la couverture ainsi que le nom du filleul.

Amicalement

J'utilise aussi le classeur à pochettes plastiques, la version avec une pochette sur le devant pour y glisser la carte de parrainage avec photo. J'y mets les lettres et tous les documents relatifs au parrainage (cadeaux spéciaux, rapports divers, et le DVD Peng Sai dans sa pochette dans le cas de Couleurs de Chine), classés autant que faire se peut par ordre chronologique.
Je crois que ce sont des albums de 80 vues ; celui de Monira est rouge carmin et déjà bien rempli en à peine plus d'un an, celui de Yanling est jaune et à peine commencé ...

moi (qui n'ai qu'un seul parrainage) j'ai opté pour le porte-vues, j'ai tous mis par ordre chronologique de récéption que ce soit dossier, lettre de WV, ou lettre de Narine.
au moins les documents sont protégés et classés

je fait comme clair ; je trouve cela pratique et agréable a consulter ;

Votre discussion tombe bien car je n'ai pas encore commencer à trier mais j'y pensais justement prendre un petit classeur souple avec feuille plastique pour chanque filleul

C'est ce que j'ai fait, j'en ai un pour chaque filleul... Autant pour Mireille et Meihao c'est encore large... Autant pour Gohar, le classeur commence à être bien plein, et je vais devoir passer au format supérieur...

Avoir 1 filleul c'est une chose, mais en avoir plusieurs ça devient sportif au niveau organisation!

Au début je n'avais qu'un classeur souple avec des pochettes plastiques collées dedans, mais celui-ci est sur le point d'exploser! (tellement il y a de trucs dedans) Je pense à faire un classeur par enfant (un gros classeur)
Je me mets également à noter tous mes envois de courrier, mais je pense me faire une fichier informatique (plus simple pour ceci) et je note également toutes les cartes postales et photos que j'envois pour ne pas envoyer la même chose.

Et vous comment vous organisez-vous?
Si y'a de bonnes idées je suis preneuse, car là j'avoue je suis un peu bordelique dans mes parrainages!

c'est compliquer, sur plusieurs années, comment tout noter sur 4 ans 6 ans !!! ou plus !!! elizak a des boites a chaussures ou elle met dedant se qu'elle reçois il me semble; moi j'ai pas encore trouver mes autres parrainage j'en avais un et deux durant un moment c'est plus simple, j'attends aussi des idées !!!!!

hannah

Moi Sabrina, j'ai un classeur souple pour chaque filleul.
Pour l'instant parrainant depuis février 2008 aucun n'est rempli.Je m'y retrouve bien avec ce genre de classeur et souvent je les regarde.C'est mon plaisir.

j'ai un classeur à soufflets (comme pour mettre les factures et les déclarations d'impôts) ; pour l'instant, c'est ce que j'ai trouvé de plus pratique (après la chemise ordinaire, le portfolio...)
quand je vais à top office, je regarde s'il n'y aurait pas qqchose de plus pratique mais pour moi, c'est le mieux

c 'est pas mal bonne idée , cela permet de biens retrouver pour chaque enfants; :

Ce fil de discussion existe déjà, dans "Discussions diverses" :
"Classement des courriers"

Je propose que le modérateur regroupe les deux.


https://parrainsdumonde.forumsactifs.com/discussions-diverses-f13/classement-des-courriers-t572.htm

oui tu as raison chantal ;

Chantal, il n'y a pas de modérateur attitré pour cette partie, tu pouvais le faire.